Voor elke vereniging of stichting is het goed om van tijd tot tijd afstand te nemen van de dagelijkse gang van zaken en na te denken over de grote lijnen. Die grote lijnen, doelen en ambities vormen samen het beleid, dat kan worden vastgelegd in een beleidsplan voor meerdere jaren.
Een goed beleidsplan voldoet aan de volgende voorwaarden:
- Er ligt een sterkte-zwakte analyse aan ten grondslag.
- Er is een algemene doelstelling voor de organisatie geformuleerd.
- Uit de algemene doelstelling worden concrete acties en plannen genoemd.
- De concrete acties en plannen worden vergezeld van een planning en begroting.
Vijf stappen
Stap 1: verzamel informatie
Informatie kan verzameld worden uit documenten zoals jaarverslagen, publicaties en vergaderverslagen. Daarnaast is het belangrijk bij de actieve leden of medewerkers op te halen wat zij vinden dat goed gaat en waar nog aan gewerkt moet worden. Dat kan met gesprekken of een vragenlijst. Ook mensen van buiten de organisatie kunnen bevraagd worden. Bijvoorbeeld contacten bij de gemeente, bezoekers of andere organisaties waarmee wordt samengewerkt.
Stap 2: analyse van de informatie
Uit alle verzamelde gegevens worden knelpunten, problemen, sterke punten en wensen geformuleerd. Dat kan bijvoorbeeld door het maken van SWOT-analyse.
Stap 3: schrijven en vaststellen van het beleidsplan
Aan de hand van de vragen in deze vragenlijst voor het maken van een beleidsplan kan het plan geschreven worden. De vragenlijst volgt de gangbare indeling van een beleidsplan: inleiding, beschrijving en analyse van afzonderlijke activiteiten, beschrijving en analyse van organisatie en financiën en conclusies en voorstellen.
Stap 4: uitvoeren
Het bestuur is uiteindelijk verantwoordelijk voor het plan, maar de uitvoering kan bij diverse personen en onderdelen in de organisatie liggen. Dat is, samen met de planning en de financiële middelen vastgelegd in het beleidsplan.
Stap 5: evaluatie
Elk jaar maar in ieder geval aan het einde van de periode waarbinnen het beleidsplan valt wordt het plan geëvalueerd. Wat is er van de plannen uitgevoerd, was dat succesvol, wat is er blijven liggen, klopt de algemene doelstelling nog met de huidige activiteiten of moet er worden bijgesteld? De evaluatie is het vertrekpunt voor het volgende beleidsplan.